香港交易及結算所有限公司及其附屬公司（統稱“香港交易所”或“我們”）致力保護由我們託管、控制或持有的個人資料。根據適用的資料保護法，香港交易所是“資料控制者”。“個人資料”指與可識別的個人有關，或可用於識別個人的任何資料，而該人士在此被稱為“閣下”或“資料當事人”。

本隱私聲明（“聲明”）適用於在我們的招聘端口設立綫上帳戶和/或向香港交易所申請職位的資料當事人。本聲明規定了我們收集、生成和以其他方式處理的個人資料、我們如何處理這些資料、這些資料可能會傳輸給誰、我們如何保護這些資料以及資料當事人在適用的資料保護法下的權利。若閣下設立線上帳戶和/或提交申請，閣下則承認已瞭解本聲明。

本通知不適用於已接受聘用合約的候選人或我們的現任或前任僱員、供應商員工（independent contractors）或借調人員（secondees）。這些人士會提及于另外的隱私聲明（其應由閣下在香港交易所的聯絡人提供，其亦可查閲于香港交易所的内部網絡）。

為反映與我們的業務或營運有關，並影響我們的招聘流程的任何香港交易所相關的發展，或由於適用法律和法規的變化，我們將不時修訂本聲明。在適用資料保護法要求的範圍內，我們將通知資料當事人重大變更，並在需要時徵求其同意。

香港交易所向提供其申請和招聘服務的第三方組織披露個人資料。這些第三方個人資料接收者和具體傳輸目的如下：

• 香港交易所的附屬公司
• 我們提供人才搜尋、技能評估、能力測驗、背景審查或其他招募相關諮詢服務的供應商
• 我們的專業資料服務提供者，如法律顧問、稅務顧問和審計師
• 根據閣下的授權代表閣下行事的任何個人或實體
• 香港交易所或我們附屬公司的任何監管機構或其他機構
• 我們的電信、IT安全或其他技術援助的承包商或供應商

為履行我們的法律義務，我們還可能與法院、監管機構、政府和執法機構以及其他公共機構分享閣下的個人資料。

閣下可以按照下文“聯絡我們”所列明的地址，以獲得關於這些第三方的更多詳細信息。我們將盡力地按照適用的資料保護法提供此類信息。

若適用的資料保護法要求，香港交易所只會在閣下事先同意的情況下向第三方披露個人資料。在某些司法轄區，香港交易所可能還需要在此類轉移之前採取額外措施（例如，在類轉移之前，開展隱私影響評估）。

香港交易所可能會在資料當事人所在司法轄區之外處理個人資料，包括與第三方分享個人資料（如供應商）。香港交易所將盡合理努力確保目的地司法轄區的法律和法規為個人資料提供相同或可比水平的保護。否則，我們將採用標準合同條款或相關司法轄區當局批准的其他資料傳輸機制，確保在傳輸時採取適當的保護措施。若適用的資料保護法要求，我們還將針對這類跨境傳輸採取額外措施，例如進行隱私影響評估。

個人資料被托管或傳輸到的地區會不時發生變化，但通常包括香港、英國、美國、歐盟、瑞士、新加坡、日本、印度和中國內地。

閣下可以按照下文“聯絡我們”所列明的地址，以獲得有關個人資料的處理地區和我們所採取的個人資料跨境轉移有關的保護性措施（包括充分性決定）的更多詳細信息。

為判斷和確認合適的保留期限，香港交易所還會參考以下因素：

• 收集之初始目的
• 涉及個人資料的合同之終止
• 適用法律所規定的期限
• 是否存在任何法律或監管調查或法律程序
• 規定香港交易所職能、義務和責任的具體法律或法規
• 我們的監管機構或國際機構發佈的非法定指南中規定的保留期限
• 個人資料的敏感性和相關處理活動的風險程度

未成功候選人的個人資料通常會從拒絕之日起保留兩年。在此期間，我們將出於我們的合法權益繼續保留這些資料，例如通知/考慮閣下其他當前/未來的就業機會，除非閣下撤回同意。如果閣下成功完成申請和入職流程，那麼我們也將保留在此流程中提供的個人資料作為閣下人事記錄的一部分。

除非執法部門要求（例如可能發生了事件），否則我們場所CCTV的影像將保留60天。

對於中國内地的資料當事人，我們通常會將個人資料保留自上次活動或與我們互動後不超過三年。有關我們個人資料保留期限的更多詳細信息，可根據下文“聯絡我們”所列明的地址提出要求。

我們將採取一切可行且合理的措施，遵守適用的資料保護法和既定的國際安全標準，以提高我們處理的個人資料的安全性。這包括物理、技術和管理保障措施，以防止未經授權的訪問、收集、使用、披露、複製、修改、處置或類似風險，例如：

• 將個人資料儲存在訪問受限的安全操作環境中
• 要求相關第三方採取適當的保障措施
• 在獲準進入香港交易所場所之前，需進行嚴格的身份驗證

雖然我們盡力保護我們收集、產生或傳輸給我們的個人資料，但我們要求線上招聘端口網站的使用者在其系統上維護最新的安全設定。同樣重要的是，保密訪問端口網站的任何密碼。

如果這些權利適用于閣下，我們將盡合理努力滿足有關請求或提供解釋。如果閣下撤回對處理閣下的資料的同意，這不會影響基於該同意已經進行的任何處理。請注意，根據適用的資料保護法，我們僅有義務在12個月內最多二次響應同一資料當事人的個人資料請求，並且我們可披露的個人資料可能會受到限制，這也是為了保護閣下的個人資料。

我們將努力儘快回復閣下，但無論如何，不會超過適用的資料保護法所規定的期限。如果可能出現延誤，我們將提供解釋和預計的回復時間。根據適用的資料保護法，我們可能會根據閣下的請求，基於有關成本而收取合理的費用。

請注意，我們可能需要驗證閣下的身份，或閣下的進一步説明，以處理閣下的請求。如果閣下作為資料當事人，欲指定授權代理人代表閣下提出請求，除非閣下的授權代理人擁有授權書或是閣下的監護人，否則，在我們向閣下的授權代理人提供任何其請求的信息之前，我們可能會要求閣下直接驗證閣下的身份。為驗證閣下的請求而收集的信息將僅用於驗證。對於刪除請求，我們也需驗證閣下的身份，然後單獨確認閣下希望刪除的個人資料。

閣下如對本聲明的内容有任何擔憂，疑問或意見，或欲行使資料當事人的權利，請通過以下方式與我們聯絡：

郵寄至：

Group Data Protection Officer

GDPO Office

Hong Kong Exchanges and Clearing Limited

8/F., Two Exchange Square, 8 Connaught Place, Central, Hong Kong

電郵至：dataprivacy@hkex.com.hk

英國代表處：10 Finsbury Square, London, EC2A 1AJ, United Kingdom

歐盟代表處：De Cuserstraat 91, 1081 CN Amsterdam, Postbus/PO Box 7902, 1008 AC Amsterdam, Netherlands (hkex.eurep@eversheds-sutherland.com)

就行使資料當事人權利，請告知以下信息：

資料當事人的身份

• 全名*
• 公司名稱
• 電子郵件地址*
• 主要住所地址
• 身份詳情（如代表資料當事人）
• 所存檔的聯絡方式*

請求詳情

• 具體請求*
• 請求目的
• 接收請求結果的首選通訊方式和地址*
• 支持有關請求的文件

*必填

任何已聯係我們且對我們的個人資料管理不滿的資料當事人，也可以聯絡相關隱私監管機構以解決該問題或尋求幫助。

英國的隱私監管機構是Information Commissioner，可通過https://ico.org.uk/make-a-complaint/聯絡，或郵寄至：Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF, United Kingdom。

如果閣下居住在英國境外，閣下可以聯絡閣下居住國家/地區的相關資料隱私監管機構。 

最後更新：2024年3月

本聲明涉及以下香港交易所集團實體的隱私保護安排。有關以下實體的聯絡詳情，請參閱“聯絡我們”。

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