繼香港特區政府制訂並於2020年3月29日實施《預防及控制疾病（禁止羣組聚集）規例》（香港法例第599G章）（該規例），務求在2019冠狀病毒病（新冠病毒）大流行1下避免並減少社交接觸後，證券及期貨事務監察委員會（證監會）及香港聯合交易所有限公司（聯交所）已諮詢香港特區政府（該規例由其執行）的意見，以了解有關指引對企業股東周年大會及股東特別大會有何影響。
在任何「公眾地方」（定義見該規例）進行羣組聚集的限制已於「指明期間」（定義見該規例）內生效。指明期間現時由2020年3月29日午夜起至2020年4月11日止。
該規例附表1第11段（第11段）豁免「某團體的會議上的羣組聚集，前提是該會議須在指明期間內舉行，以遵守任何條例或符合規管該團體的運作或事務的其他規管性質文書」。
證監會及聯交所已諮詢香港特區政府的意見，並理解到：
(a) 《公司條例》（第622章）及／或《主板上市規則》或《GEM上市規則》所規定的股東周年大會一般在第11段下獲得豁免。
(b) 香港上市發行人舉行的股東特別大會亦可在第11段下獲得豁免，前提是該大會必在指明期間內舉行，以遵守：
(i) 香港或海外任何適用於該上市發行人或其附屬公司（以作為該上市發行人業務的一部分）的法律或規例；
(ii) 《主板上市規則》或《GEM上市規則》或《公司收購、合併及股份回購守則》的任何規定；
(iii) 該發行人本身的組織章程大綱或細則；或
(iv) 其他規管性質文書。
儘管第11段允許某些股東大會可在指明期間內舉行，但證監會及聯交所堅信上市發行人在決定何時和以何種形式舉行股東大會時，適宜考慮下列指引。有關考慮因素關乎新冠病毒肆虐下合理的安全考量，及為對抗疫情而採取的公共政策措施。
為免生疑問，該規例並非由證監會或聯交所執行；而我們強烈建議各上市發行人就該規例對於其本身情況的適用程度，徵詢法律意見。
順延或押後
儘管第11段允許某些股東大會可在指明期間內舉行，上市發行人應考慮能否將股東大會順延或押後一段合理期間，直至指明期間結束後。
上市發行人應考慮以下方面：
(i) 股東大會在舉行的時間方面是否受任何強制性法律或監管規定所約束；
(ii) 有關股東大會的規定能否透過申請或以其他方式作出順延、豁免或其他變更；及
(iii) 會議上將予商討的任何業務是否如此緊迫和重要，以至在考慮到所有事實和情況後，若將會議順延或押後，便會嚴重地損害上市發行人及其股東的整體利益。
我們鼓勵上市發行人考慮將會議順延或押後一段更長期間，以便它們有更多時間：
(a) 監察當前事態的發展，從而更好地決定如何管理實體會議（如需召開的話）的潛在健康風險；及
(b) 探討和評估在其成立所在司法管轄區的法例及本身的章程文件容許的情況下可採取哪些措施，藉以減低出席實體會議的需要，包括：
(i) 利用科技（例如網上廣播、視像會議、虛擬會議）使出席會議和投票能以非面對面形式進行；
(ii) 鼓勵更多股東委派代表投票，或向其經紀行和保管人發出指示，以透過香港中央結算（代理人）有限公司進行投票；及
(iii) 鼓勵股東在會議召開之前以書面形式向管理層提出問題。
對實體會議的管理
上市發行人如決定在指明期間內繼續召開實體股東大會，便應：
(a) 採取所有切實可行的防疫措施，以確保出席人士的安全，包括強制量度體溫及使用口罩，保持人與人之間的距離，不提供餐飲服務和不在大會上派發企業禮品；及
(b) 可能的話，採取其他適當措施以管理親身出席大會的人數，包括使用多個已接駁電訊設施的會議室或場地來舉行大會，以減少在單一場地的人數；以及限制非股東的出席人數。
《上市規則》的一般原則是，上市證券的所有持有人均受到公平及平等對待2，但有關規則並無就股東大會的形式施加任何規定。上市發行人務必遵守在其成立所在司法管轄區的適用法例及其章程文件。
與股東的溝通
為了讓投資者及其他持份者知悉最新情況，若上市發行人已通知將會在指明期間內舉行股東大會，便應在切實可行的情況下盡快刊發公告，以便：
(a) 確定是否將如期在指明期間內繼續舉行股東大會；
(b) 闡釋（如適用）在指明期間內舉行大會的必要性；及
(c) 在適用的情況下，概述大會安排及將採取的防疫措施，以確保符合該規例。
此外，上市發行人應在切實可行的情況下盡快將其計劃告知股份過戶登記處及聯交所。
證監會及聯交所將會繼續監察疫情發展，並會在適當時候發出更多指引。
註：
- 有關該規例的詳情，可參閱政府就新冠病毒設立的專頁。另請參閱香港特區政府發出有關該規例的常見問題。
- 《上市規則》第2.03條
完